Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:

Emel.tech – Patryk Czarnota
Altanka 26J
96-500 Altanka, Polska
NIP: 8371783845
REGON: 389201990
e-mail: patryk@emel.tech

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. W sprawach dotyczących danych skontaktuj się przez patryk@emel.tech.

2. Zakres Polityki

Polityka opisuje przetwarzanie danych w związku z:

• korzystaniem z emel.tech;
• zakupami w polskim sklepie internetowym;
• zamówieniami składanymi e-mailem;
• kontaktem i reklamacjami;
• newsletterem;
• analityką i zarządzaniem zgodami;
• korzystaniem z filmów YouTube;
• diagnostyką Wallpanel OS przez self-hosted Sentry;
• sprawdzaniem dostępności aktualizacji OTA.

3. Kategorie danych

W zależności od sposobu korzystania możemy przetwarzać:

Dane techniczne strony

• adres IP;
• data i czas żądania;
• odwiedzany URL;
• informacje o przeglądarce, systemie i urządzeniu;
• identyfikatory sesji i cookies;
• logi bezpieczeństwa oraz błędów.

Dane kontaktowe

• imię i nazwisko;
• e-mail;
• numer telefonu, jeśli zostanie podany;
• firma i dane identyfikacyjne;
• treść wiadomości;
• załączniki.

Dane zamówienia

• imię i nazwisko lub nazwa firmy;
• NIP lub VAT UE;
• adres rozliczeniowy i dostawy;
• e-mail i telefon;
• produkty, warianty, ilość i cena;
• sposób dostawy i punkt odbioru;
• sposób i status płatności;
• numer zamówienia;
• dane faktury;
• korespondencja dotycząca realizacji.

Dane reklamacji i zwrotów

• dane kontaktowe;
• numer zamówienia lub faktury;
• opis problemu;
• zdjęcia, nagrania, logi;
• adres MAC, jeżeli zostanie podany;
• historia obsługi sprawy;
• dane zwrotu płatności.

Newsletter

• adres e-mail;
• data i sposób zapisu;
• dane potwierdzenia double opt-in;
• historia zgód i rezygnacji;
• dane techniczne potrzebne do wykazania zgody.

Analityka i zgody

Po uzyskaniu odpowiedniej zgody mogą być przetwarzane:

• identyfikatory analityczne;
• informacje o odwiedzanych podstronach i zdarzeniach;
• przybliżone dane o urządzeniu i lokalizacji;
• wybór kategorii zgód zapisany w należącym do emel.tech pliku cookie.

Diagnostyka Wallpanel OS

Self-hosted Sentry może przetwarzać dane techniczne zdarzeń, w szczególności:

• model urządzenia;
• wersję Wallpanel OS i aplikacji;
• typ urządzenia i środowisko;
• treść błędu i stack trace;
• losowy identyfikator instalacji lub sesji;
• adres IP zapisany w warstwie serwera albo zdarzeniu, zależnie od konfiguracji.

Administrator nie zamierza zbierać przez Sentry treści dashboardów, danych logowania ani danych z Home Assistant. Przed produkcją konfiguracja Sentry powinna zostać zweryfikowana pod kątem send-default-pii, screenshotów, view hierarchy, session replay i telemetrii self-hosted.

OTA

Zapytanie OTA zawiera model urządzenia i wersję systemu. Mechanizm zwraca informację o dostępności wersji oraz link do pobrania.

Mechanizm OTA nie prowadzi aplikacyjnej bazy danych użytkowników. Krótkotrwałe logi techniczne serwera mogą jednak obejmować adres IP, czas zapytania i URL zawierający model lub wersję.

4. Cele i podstawy prawne

Dane są przetwarzane:

1. w celu zawarcia i wykonania umowy, obsługi zamówienia, płatności, dostawy, faktury, zwrotu i reklamacji — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
2. w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy, np. odpowiedzi na pytanie o produkt — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
3. w celu wykonania obowiązków podatkowych, rachunkowych, konsumenckich i bezpieczeństwa produktu — art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
4. w celu ustalania, dochodzenia i obrony roszczeń, przeciwdziałania nadużyciom, zapewnienia bezpieczeństwa serwisu i diagnostyki błędów — art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
5. w celu obsługi zapytań niezwiązanych jeszcze z umową, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu polegającego na komunikacji i rozwoju działalności — art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
6. w celu wysyłki newslettera — na podstawie zgody, art. 6 ust. 1 lit. a RODO, oraz właściwych przepisów komunikacji elektronicznej;
7. w celu analityki, uruchamiania niekoniecznych cookies i zewnętrznych multimediów — na podstawie zgody, art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej;
8. w celu dostarczania wymaganych aktualizacji, bezpieczeństwa i diagnostyki Wallpanel OS — art. 6 ust. 1 lit. b albo f RODO, zależnie od sytuacji.

5. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale:

• bez danych zamówienia nie możemy zawrzeć i wykonać umowy;
• bez danych dostawy nie możemy wysłać produktu;
• bez danych fakturowych nie możemy wystawić faktury;
• bez danych kontaktowych możemy nie być w stanie odpowiedzieć lub rozpatrzyć sprawy;
• bez e-maila i potwierdzenia nie można zapisać się do newslettera.

6. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane lub powierzane:

• operatorowi płatności ING Bank Śląski S.A. / ING Pay;
• Furgonetce i przewoźnikowi wybranemu przez klienta;
• OVHcloud w zakresie domeny i poczty e-mail, w tym dostarczania wiadomości z formularza kontaktowego do skrzynki Administratora;
• EmailOctopus, usługodawcy Three Hearts Digital Ltd z siedzibą w Wielkiej Brytanii, wyłącznie w zakresie obsługi listy subskrybentów i wysyłki newslettera;
• Google Ireland Limited w zakresie GA4 i YouTube, jeśli użytkownik udzieli zgody lub uruchomi film;
• podmiotom świadczącym usługi IT, bezpieczeństwa, serwisu lub księgowości, jeżeli zostaną zaangażowane;
• ING w zakresie narzędzia ING Office, jeżeli jest używane do dokumentów pro forma;
• KSeF, organom podatkowym i innym uprawnionym organom, gdy wymaga tego prawo.

Serwer strony, Sentry i OTA są utrzymywane przez Administratora pod adresem jego firmy w Polsce.

7. Przekazywanie poza EOG

EmailOctopus podaje, że jego aplikacja i dane kontaktów są przechowywane w regionie AWS w Unii Europejskiej. Usługa jest świadczona przez spółkę z Wielkiej Brytanii i może korzystać z dalszych podmiotów przetwarzających. Niektórzy dostawcy globalni, w szczególności Google oraz podprocesorzy wykorzystywanych usług, mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

W takich przypadkach transfer odbywa się w oparciu o odpowiedni mechanizm prawny, np.:

• decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni poziom ochrony;
• EU–US Data Privacy Framework, jeśli ma zastosowanie;
• standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej;
• inne mechanizmy dopuszczone przez RODO.

8. Okres przechowywania

Dane są przechowywane:

• dane zamówień i dokumentów księgowych — przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi, co do zasady co najmniej 5 lat liczonych zgodnie z właściwymi przepisami;
• dane Umowy — przez czas jej wykonania, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń;
• reklamacje i zwroty — przez czas obsługi sprawy, a następnie do upływu terminów roszczeń i obowiązków prawnych;
• pozostała korespondencja — co do zasady do 12 miesięcy od zakończenia sprawy, chyba że jest częścią umowy, reklamacji albo roszczenia;
• newsletter — do wycofania zgody lub rezygnacji, a dowód zgody przez okres potrzebny do wykazania jej prawidłowości;
• wybór zgód cookies — w należącym do emel.tech pliku cookie przez okres do 180 dni; obecnie nie prowadzimy osobnego rejestru zgód po stronie serwera;
• dane analityczne — zgodnie z ustawieniami GA4 i zgodą użytkownika;
• logi techniczne strony i OTA — krótkotrwale, rekomendowane nie dłużej niż 30 dni, o ile bezpieczeństwo lub incydent nie wymaga dłuższego przechowania;
• zdarzenia Sentry — co do zasady nie dłużej niż 90 dni, pod warunkiem potwierdzenia konfiguracji self-hosted.

Dane mogą być przechowywane dłużej, jeżeli jest to niezbędne do obsługi incydentu, roszczenia lub obowiązku prawnego.

9. Prawa osoby

W zależności od podstawy i sytuacji przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych;
• sprostowania;
• usunięcia;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych;
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na wcześniejszą zgodność;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Żądania kieruj na patryk@emel.tech.

10. Automatyczne decyzje i profilowanie

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na użytkownika.

Sklep nie stosuje obecnie automatycznego indywidualnego dostosowywania cen.

11. Formularz kontaktowy i newsletter

Wiadomości z formularza kontaktowego są wysyłane przez serwer strony do skrzynki Administratora w OVHcloud. Treść zgłoszenia nie jest celowo zapisywana w WordPressie ani w osobnej bazie formularzy. Korespondencja pozostaje w skrzynce e-mail przez okres właściwy dla celu kontaktu, zgodnie z punktem 8.

Zapis do newslettera jest przekazywany przez formularz emel.tech po stronie serwera do EmailOctopus, usługi świadczonej przez Three Hearts Digital Ltd z siedzibą w Wielkiej Brytanii. EmailOctopus przetwarza dane w imieniu Administratora jako dostawca usługi e-mail marketingu. Administrator zapewnia odpowiednie ustalenia umowne dotyczące przetwarzania danych, w tym aktualne warunki powierzenia danych, oraz uwzględnia dalszych podprocesorów dostawcy.

Zapis jest realizowany w trybie double opt-in:

1. użytkownik podaje e-mail;
2. otrzymuje wiadomość potwierdzającą;
3. subskrypcja rozpoczyna się po kliknięciu linku.

Z newslettera można zrezygnować przez link w każdej wiadomości lub kontakt z Administratorem. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Dane newslettera nie są wykorzystywane do podejmowania wyłącznie zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na użytkownika.

12. Cookies i analityka

Szczegółowe zasady zawiera Polityka cookies.

• niezbędne mechanizmy strony i sklepu internetowego działają bez zgody w zakresie koniecznym;
• GA4/GTM są uruchamiane dopiero po zgodzie analitycznej w trybie Basic Consent Mode;
• filmy YouTube są uruchamiane dopiero po kliknięciu i korzystają z trybu zwiększonej prywatności;
• zgody są zarządzane przez samodzielnie hostowany panel, a wybór jest zapisywany w pliku cookie emel_cookie_consent.

13. Bezpieczeństwo

Administrator stosuje środki odpowiednie do ryzyka, w tym:

• szyfrowane połączenie HTTPS;
• ograniczenie dostępu do systemów;
• kopie bezpieczeństwa;
• aktualizacje;
• rozdzielenie systemów publicznych i administracyjnych;
• minimalizację danych;
• ochronę formularzy przed nadużyciami;
• monitoring błędów i bezpieczeństwa.

14. Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana w przypadku zmiany prawa, usług, dostawców lub sposobu przetwarzania. Aktualna wersja jest publikowana na stronie.