Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:

Emel.tech – Patryk Czarnota
Altanka 26J
96-500 Altanka, Polska
NIP: 8371783845
REGON: 389201990
e-mail: patryk@emel.tech

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. W sprawach dotyczących danych skorzystaj z formularza kontaktowego.

2. Zakres Polityki

Polityka opisuje przetwarzanie danych w związku z:

• korzystaniem z emel.tech;
• zakupami w polskim sklepie internetowym;
• zapytaniami o zamówienie składanymi przez formularz;
• kontaktem i reklamacjami;
• newsletterem;
• analityką i zarządzaniem zgodami;
• korzystaniem z filmów YouTube;
• diagnostyką Wallpanel OS przez self-hosted Sentry;
• sprawdzaniem dostępności aktualizacji OTA.

3. Kategorie danych

W zależności od sposobu korzystania możemy przetwarzać:

Dane techniczne strony

• adres IP;
• data i czas żądania;
• odwiedzany URL;
• informacje o przeglądarce, systemie i urządzeniu;
• identyfikatory sesji i cookies;
• logi bezpieczeństwa oraz błędów.

Dane kontaktowe

• imię i nazwisko;
• e-mail;
• numer telefonu, jeśli zostanie podany;
• firma i dane identyfikacyjne;
• treść wiadomości;
• załączniki.

Dane zamówienia

• imię i nazwisko lub nazwa firmy;
• NIP lub VAT UE;
• adres rozliczeniowy i dostawy;
• e-mail i telefon;
• produkty, warianty, ilość i cena;
• sposób dostawy i punkt odbioru;
• sposób i status płatności;
• numer zamówienia;
• dane faktury;
• korespondencja dotycząca realizacji.

Dane reklamacji i zwrotów

• dane kontaktowe;
• numer zamówienia lub faktury;
• opis problemu;
• zdjęcia, nagrania, logi;
• adres MAC, jeżeli zostanie podany;
• historia obsługi sprawy;
• dane zwrotu płatności.

Newsletter

• adres e-mail;
• data i sposób zapisu;
• dane potwierdzenia double opt-in;
• historia zgód i rezygnacji;
• dane techniczne potrzebne do wykazania zgody.

Analityka i zgody

Po uzyskaniu odpowiedniej zgody mogą być przetwarzane:

• identyfikatory analityczne;
• informacje o odwiedzanych podstronach i zdarzeniach;
• przybliżone dane o urządzeniu i lokalizacji;
• wybór kategorii zgód zapisany w należącym do emel.tech pliku cookie.

Diagnostyka Wallpanel OS

Self-hosted Sentry może przetwarzać dane techniczne zdarzeń, w szczególności:

• model urządzenia;
• wersję Wallpanel OS i aplikacji;
• typ urządzenia i środowisko;
• treść błędu i stack trace;
• losowy identyfikator instalacji lub sesji;
• adres IP zapisany w warstwie serwera albo zdarzeniu, zależnie od konfiguracji.

Administrator nie zamierza zbierać przez Sentry treści dashboardów, danych logowania ani danych z Home Assistant. Przed produkcją konfiguracja Sentry powinna zostać zweryfikowana pod kątem send-default-pii, screenshotów, view hierarchy, session replay i telemetrii self-hosted.

OTA

Zapytanie OTA zawiera model urządzenia i wersję systemu. Mechanizm zwraca informację o dostępności wersji oraz link do pobrania.

Mechanizm OTA nie prowadzi aplikacyjnej bazy danych użytkowników. Krótkotrwałe logi techniczne serwera mogą jednak obejmować adres IP, czas zapytania i URL zawierający model lub wersję.

4. Cele i podstawy prawne

Dane są przetwarzane:

1. w celu zawarcia i wykonania umowy, obsługi zamówienia, płatności, dostawy, faktury, zwrotu i reklamacji — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
2. w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy, np. odpowiedzi na pytanie o produkt — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
3. w celu wykonania obowiązków podatkowych, rachunkowych, konsumenckich i bezpieczeństwa produktu — art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
4. w celu ustalania, dochodzenia i obrony roszczeń, przeciwdziałania nadużyciom, zapewnienia bezpieczeństwa serwisu i diagnostyki błędów — art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
5. w celu obsługi zapytań niezwiązanych jeszcze z umową, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu polegającego na komunikacji i rozwoju działalności — art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
6. w celu wysyłki newslettera — na podstawie zgody, art. 6 ust. 1 lit. a RODO, oraz właściwych przepisów komunikacji elektronicznej;
7. w celu analityki, uruchamiania niekoniecznych cookies i zewnętrznych multimediów — na podstawie zgody, art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej;
8. w celu dostarczania wymaganych aktualizacji, bezpieczeństwa i diagnostyki Wallpanel OS — art. 6 ust. 1 lit. b albo f RODO, zależnie od sytuacji.

5. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale:

• bez danych zamówienia nie możemy zawrzeć i wykonać umowy;
• bez danych dostawy nie możemy wysłać produktu;
• bez danych fakturowych nie możemy wystawić faktury;
• bez danych kontaktowych możemy nie być w stanie odpowiedzieć lub rozpatrzyć sprawy;
• bez e-maila i potwierdzenia nie można zapisać się do newslettera.

6. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane lub powierzane:

• operatorowi płatności ING Bank Śląski S.A. / ING Pay;
• Furgonetce i przewoźnikowi wybranemu przez klienta;
• OVHcloud w zakresie domeny i poczty e-mail, w tym dostarczania wiadomości z formularza kontaktowego do skrzynki Administratora;
• EmailOctopus, usługodawcy Three Hearts Digital Ltd z siedzibą w Wielkiej Brytanii, wyłącznie w zakresie obsługi listy subskrybentów i wysyłki newslettera;
• Google Ireland Limited w zakresie GA4 i YouTube, jeśli użytkownik udzieli zgody lub uruchomi film;
• podmiotom świadczącym usługi IT, bezpieczeństwa, serwisu lub księgowości, jeżeli zostaną zaangażowane;
• ING w zakresie narzędzia ING Office, jeżeli jest używane do dokumentów pro forma;
• KSeF, organom podatkowym i innym uprawnionym organom, gdy wymaga tego prawo.

Serwer strony, Sentry i OTA są utrzymywane przez Administratora pod adresem jego firmy w Polsce.

7. Przekazywanie poza EOG

EmailOctopus podaje, że jego aplikacja i dane kontaktów są przechowywane w regionie AWS w Unii Europejskiej. Usługa jest świadczona przez spółkę z Wielkiej Brytanii i może korzystać z dalszych podmiotów przetwarzających. Niektórzy dostawcy globalni, w szczególności Google oraz podprocesorzy wykorzystywanych usług, mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

W takich przypadkach transfer odbywa się w oparciu o odpowiedni mechanizm prawny, np.:

• decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni poziom ochrony;
• EU–US Data Privacy Framework, jeśli ma zastosowanie;
• standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej;
• inne mechanizmy dopuszczone przez RODO.

8. Okres przechowywania

Dane są przechowywane:

• dane zamówień i dokumentów księgowych — przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi, co do zasady co najmniej 5 lat liczonych zgodnie z właściwymi przepisami;
• dane Umowy — przez czas jej wykonania, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń;
• reklamacje i zwroty — przez czas obsługi sprawy, a następnie do upływu terminów roszczeń i obowiązków prawnych;
• pozostała korespondencja — co do zasady do 12 miesięcy od zakończenia sprawy, chyba że jest częścią umowy, reklamacji albo roszczenia;
• newsletter — do wycofania zgody lub rezygnacji, a dowód zgody przez okres potrzebny do wykazania jej prawidłowości;
• wybór zgód cookies — w należącym do emel.tech pliku cookie przez okres do 180 dni; obecnie nie prowadzimy osobnego rejestru zgód po stronie serwera;
• dane analityczne — zgodnie z ustawieniami GA4 i zgodą użytkownika;
• logi techniczne strony i OTA — krótkotrwale, rekomendowane nie dłużej niż 30 dni, o ile bezpieczeństwo lub incydent nie wymaga dłuższego przechowania;
• zdarzenia Sentry — co do zasady nie dłużej niż 90 dni, pod warunkiem potwierdzenia konfiguracji self-hosted.

Dane mogą być przechowywane dłużej, jeżeli jest to niezbędne do obsługi incydentu, roszczenia lub obowiązku prawnego.

9. Prawa osoby

W zależności od podstawy i sytuacji przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych;
• sprostowania;
• usunięcia;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych;
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na wcześniejszą zgodność;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Żądania kieruj na patryk@emel.tech.

10. Automatyczne decyzje i profilowanie

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na użytkownika.

Sklep nie stosuje obecnie automatycznego indywidualnego dostosowywania cen.

11. Formularz kontaktowy i newsletter

Zwykłe wiadomości z formularza kontaktowego i zapytania o warianty specjalne są wysyłane przez serwer strony do skrzynki Administratora w OVHcloud. Ich treść nie jest celowo zapisywana w WordPressie ani w osobnej bazie formularzy. Korespondencja pozostaje w skrzynce e-mail przez okres właściwy dla celu kontaktu, zgodnie z punktem 8.

Angielskie zamówienia i zapytania UE B2B są zapisywane w bazie zamówień WooCommerce. Obejmują wybrane produkty i ilości, dane kontaktowe i firmowe, numer VAT UE, adres do faktury i adres dostawy, notatkę klienta oraz techniczne identyfikatory. Indywidualne zapytanie wysłane przez formularz Astro jest przekazywane do WooCommerce po stronie serwera. Standardowe zamówienie UE jest najpierw zapisywane ze statusem oczekiwania na weryfikację VAT; numer jest następnie sprawdzany w VIES podczas obsługi zamówienia. Do czasu pozytywnej weryfikacji i akceptacji nie są wysyłane dane do przelewu ani rezerwowany towar. Sam zapis niewiążącego zapytania nie rezerwuje towaru ani nie prowadzi do zawarcia umowy.

Gdy polski koszyk obejmuje więcej niż 3 urządzenia, ten sam checkout zapisuje w bazie WooCommerce niewiążące zapytanie o duże zamówienie. Obejmuje ono wybrane produkty i ilości, dane osobowe lub firmowe, dane kontaktowe, adres rozliczeniowy i dostawy, notatkę klienta oraz techniczne identyfikatory zgłoszenia. Na tym etapie nie jest wybierany przewoźnik ani metoda płatności, a samo zapytanie nie rezerwuje towaru, nie uruchamia zlecenia wysyłki, płatności ani wystawienia faktury i nie prowadzi do zawarcia umowy.

Opcjonalny formularz awaryjny dotyczący płatności może korzystać z nieosobowego snapshotu koszyka zapisywanego w WordPressie na maksymalnie 30 minut. Snapshot jest dostępny pod losowym tokenem, nie zawiera danych kontaktowych ani adresowych klienta, jest usuwany po skutecznym wysłaniu formularza i w każdym przypadku automatycznie wygasa.

Zapis do newslettera jest przekazywany przez formularz emel.tech po stronie serwera do EmailOctopus, usługi świadczonej przez Three Hearts Digital Ltd z siedzibą w Wielkiej Brytanii. EmailOctopus przetwarza dane w imieniu Administratora jako dostawca usługi e-mail marketingu. Administrator zapewnia odpowiednie ustalenia umowne dotyczące przetwarzania danych, w tym aktualne warunki powierzenia danych, oraz uwzględnia dalszych podprocesorów dostawcy.

Zapis jest realizowany w trybie double opt-in:

1. użytkownik podaje e-mail;
2. otrzymuje wiadomość potwierdzającą;
3. subskrypcja rozpoczyna się po kliknięciu linku.

Z newslettera można zrezygnować przez link w każdej wiadomości lub kontakt z Administratorem. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Dane newslettera nie są wykorzystywane do podejmowania wyłącznie zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na użytkownika.

12. Cookies i analityka

Szczegółowe zasady zawiera Polityka cookies.

• niezbędne mechanizmy strony i sklepu internetowego działają bez zgody w zakresie koniecznym;
• GA4/GTM są uruchamiane dopiero po zgodzie analitycznej w trybie Basic Consent Mode;
• filmy YouTube są uruchamiane dopiero po kliknięciu i korzystają z trybu zwiększonej prywatności;
• zgody są zarządzane przez samodzielnie hostowany panel, a wybór jest zapisywany w pliku cookie emel_cookie_consent.

13. Bezpieczeństwo

Administrator stosuje środki odpowiednie do ryzyka, w tym:

• szyfrowane połączenie HTTPS;
• ograniczenie dostępu do systemów;
• kopie bezpieczeństwa;
• aktualizacje;
• rozdzielenie systemów publicznych i administracyjnych;
• minimalizację danych;
• ochronę formularzy przed nadużyciami;
• monitoring błędów i bezpieczeństwa.

14. Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana w przypadku zmiany prawa, usług, dostawców lub sposobu przetwarzania. Aktualna wersja jest publikowana na stronie.